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吕梁市生态环境局临县分局政府采购内部控制制度
2021年07月29日 16:00:00 来源:吕梁市生态环境局临县分局

  为规范我局政府采购行为,明确采购业务管理相关部门及岗位职责权限提高政府采购资金使用效率和效益,确保采购工作的规范、公正、科学实施,根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》山西省2021年度集中采购目录及采购限额标准等相关规定,落实采购人主体责任,招标采购的管理体制实行不相容岗位分离,决策权、管理权、监督权相互相互制约、制衡机制。结合我局工作实际情况,特制定本制度。

  一、总则 

  第一条  政府采购是指使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。 

  采购是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。货物是指各种形态和种类的物品,包括原材料、燃料、设备、产品等。工程是指建设工程,包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。服务是指除货物和工程以外的其他政府采购对象。 

  第二条  本制度适用于本单位。 

  第三条  采购工作应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。 

  第四条  不得将依法必须进行招标的项目化整为零或者以其他方式规避招标。 

  第五条  参加招标活动相关人员必须遵守国家、关于招标工作和党风政建设的规定,坚持原则,公正廉洁、保守秘密、不徇私情,紧扣《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》与投标人有利益关系的人员应当主动申请回避。 

  二、管理机构和职能 

  第六条  我单位设置政府采购领导小组,组长由单位一把手担任,副组长由具体承办采购项目分管领导担任,小组成员由综合办公室负责人及财务负责人组成。 

  政府采购领导小组职责: 

  全面负责我局的采购管理工作,审查确定招标与采购工作的流程规章制度;决定局招标与采购工作中的重大事项;确定本应招标而因特殊情无法实施招标项目的采购方式指导、规范采购流程、论证、评审、验收、资金支付等,健全并确定本单位政府采购内部控制制度;明确单位内部各股室职责、分工、流程和权限;决策和管理本单位政府采购预算编列、采购方式确定、代理机构选择、采购文件确认、评审机构产生和采购结果确认等一般采购事项;开展政府采购廉政纪律教育;牵头做好本单位政府采购的决策、执行、管理、绩效、监督和问责等工作。 

  三、政府采购工作程序及主要职责 

  第七条  业务股室应于每月10日以前将月度采购计划报综合办公室,综合办公室提请采购内部管理(议事)机构领导小组召开会议,经研究同意后,将采购计划报市局审批,经市局批准后,根据批准计划启动全流程政府采购实施。 

  第八条  局党组会议是我单位政府采购最高决策机构,主要职能包括: 

  (一)审定政府采购业务内部管理制度; 

  (二)研究决定重大政府采购事项; 

  (三)其他相关决策事项。 

  第九条  财务室是政府采购归口部门。主要职能包括: 

  (一)草拟政府采购业务内部管理制度; 

  (二)转发上级有关管理规定与政府采购相关信息; 

  (三)确定本单位政府采购组织形式和采购方式; 

  (四)申报本单位政府采购计划(《采购执行建议书》); 

  (五)根据采购需求统一组织采购活动; 

  (六)汇总编制、下达政府采购预算; 

  (七)审核确定采购资金来源; 

  (八)审核政府采购支付申请手续; 

  (九)办理相关资金支付; 

  (十)对政府采购业务进行账务处理; 

  (十一)定期与各股室核对政府采购业务结算情况; 

  (十二)指导和督促相关股室依法订立和履行政府采购合同; 

  (十三)组织政府采购验收,需求部门(实际使用人)参与验收; 

  (十四)组织处理政府采购纠纷; 

  (十五)备案政府采购合同和相关文件; 

  (十六)妥善保管政府采购业务相关资料; 

  (十七)定期对政府采购业务信息进行分类统计和分析,并在内部通报; 

  (十八)核对政府采购业务结算情况。 

  第十条  政府采购需求股室(以下简称需求股室)的主要职能包括: 

  (一)征集汇总归口管理的采购需求(如涉及归口); 

  (二)申报政府采购预算; 

  (三)提出政府采购申请; 

  (四)确认政府采购文件; 

  (五)确认政府采购结果; 

  (六)参与政府采购合同订立; 

  (七)提出并参与政府采购验收; 

  (八)提出政府采购资金支付申请。 

  第十一条  综合办公室是政府采购监督机构。主要职能包括: 

  (一)监督检查各相关股室执行政府采购法律法规和相关规定的情况; 

  (二)参与政府采购业务质疑投诉答复的处理; 

  (三)配合相关部门开展监督检查。 

  四、招标限额标准及组织形式 

  第十二条  符合下列限额标准的工程、货物项目,必须按有关规定进行招标。 

  (一)政府采购方式分为政府集中采购、分散采购两种采购方式。 

  1.全省统一集中采购项目,由分管领导集中采购需求后,通过“政采云”平台的项目采购系统依法组织采购。 

  2.分散采购限额以下的,在电子卖场的网上超市、网上服务市场、行业馆或主题馆中选择供应商。 

  3.达到分散采购限额标准但在公开招标数额标准之下的,在电子卖场的在线询价系统、反向竞价系统、行业馆或主题馆、网上服务市场中进行竞价采购。 

  4.达到公开招标数额标准的,由综合办公室委托集中采购机构依法组织公开招标。 

  (二)政府采购应循集中采购目录和采购限额标准的原则确定,由省级人民政府确定采购目录及限额标准,按照政府采购法实施条例规定纳入集中采购目录内及采购限额标准以上的项目必须委托所属行政区域内的集中采购机构代理采购,由综合办公室委托集中采购机或其他采购代理机构采购组织采购。 

  (三)除集中采购机构采购外,采购单项或批量金额达到采购限额标准的项目应当按照《中华人民共和国政府采购法》有关规定,实行分散采购。分散采购是指我单位自行组织实施或委托第三方采购代理机构代理实施。 

  1.由综合办公室依法自行组织采购,优先选择通过电子卖场采购;其中达到公开招标数额标准以上的项目,如不具备编制招标文件和组织评标能力的,应当委托采购代理机构进行采购。 

  2.单项或年度批量预算金额在分散采购限额标准以上公开招标数额标准以下,规格标准较为统一、现货货源充足且价格变化幅度小的货物类分散采购项目,由财务室通过“政采云”平台电子卖场--在线询价系统、反向竞价系统、行业馆或主题馆进行竞价采购。 

  3.单项或年度批量预算金额在分散采购限额标准以上公开招标数额标准以下服务标准较为统一、市场争充分且价格变化幅度小的服务类分散采购项目,由财务室通过“政采云”平台电子卖场--网上服务市场进行竞价采购。 

  (四)其他采购项目: 

  1.对集中采购目录以外,年度批量预算金额在分散采购限额标准以下的货物或服务类项目,由财务室通过“政采云”平台电子卖场网上超市、网上服务市场、行业馆或主题馆、分散服务市场进行采购。 

  2.网上超市、网上服务市场、行业馆或主题馆等未上线的货物或服务,由财务室自行组织采购。 

  五、验收及政府采购合同 

  第十三条  项目验收由项目相关业务股室负责牵头组织,验收可邀请具体使用人或者委托第三方检测机代理验收。验收合格后方可启动办理采购项目结算支付、验收资料是付款的必要条件。 

  第十四条  验收人员应依照验收程序对合同约定事项逐一进行验收,并记载检测结果、验收情况和出具的验收报告是验收小组成员对验收情况的唯一依据,验收人员必须对验收结果签署验收意见,并依法对本人签的意见承担相应的法律责任。对涉及民生、影响较大或技术复杂的项目,应当聘请第三方专业机构和专家、参与验收过程,并对验收结果提出意见。 

  第十五条  验收程序及标准 

  (一)验收工作在合同约定的时间内根据招标文件的具体要求与中标(成交)供应商在投标文件及合同中的承诺,对所购货物、工程和服务进行数量清点(工程量核算)、对每一项技术性能(质量)、服务、安全标准的履约情况进行确认检测、试运行,验收小组成员必须作好验收记录,验收记录要真实、准确、完整、详细地记载采购项目重要事项的履约情况。 

  (二)验收结束后,验收小组应当出具验收报告(附后)。验收报告应包括:实施验收过程基本情况陈述,供应商每项技术、服务、安全标准等履约情况,与政府采购合同约定的权利义务比较情况,验收结论性意见。验收小组成员的个人验收记录和个人验收意见应作为验收报告组成部分。验收小组成员应在验收报告上签字确认,对验收报告内容负责。有不同意见的,应当写明并说明理由。 

  (三)对未能通过的验收,验收小组应将详细情况书面通知中标(成交)供应商,视情况决定是否退货、更换或要求中标(成交)供应商派人检修(整改)直至验收合格。 

  第十六条  合同款及质量保证金支付程序及标准 

  (一)合同款支付。项目合同款支付由项目相关业务股室按规定的验收程序验收合格后,按照财务规定办理入库,综合办公室牵头按规定程序办理款项支付流程,财务室按财务支付审批权限及付款的依据办理支付款项。 

  (二)工程质量保金支付。工程、修缮项目保修期内维保由需求股室负责。质保金支付由综合办公室按照合同约定无质量问题后负责办理退还质量保证金签批流程;其它项目保修期内维保由项目申请股室负责。质保金支付由综合办公室按照合同约定无质量问题后负责办理退还质量保证金签批流程。 

  第十七条  做好采购信息管理工作,杜绝无关人员接触信息,做好保密工作。委托代理机构组织采购的,应签订保密协议。 

  第十八条  对于涉密政府采购项目,需求部门应当与相关供应商或采购中介机构订保密协议或者在合同中设定保密条款。 

  六、附则 

  第十九条  集中采购目录、分散采购限额标准、公开招标数额,依据财政部门发布的年度政府集中采购目录及标准执行。 

  第二十条  本制度由综合办公室负责解释。 

    


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